Pencatatan Transaksi Penerimaan dan Pengeluaran kas (Lanjutan)

Lisa Nurhayati, S.Pd ; SMKN 1 Pogalan

Materi Pembelajaran

Apa Pengeluaran kas itu? 

Pengeluaran kas merupakan proses yang meliputi Penyetoran, pembayaran, penyerahan dan pertanggungjawaban dari serangkaian keluarnya uang di suatu perusahaan. Sistem akuntansi Pengeluaran kas adalah suatu sistem pencatatan yang berfungsi untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran di dalam perusahaan baik menggunakan cek maupun uang tunai dalam menunjang kegiatan suatu perusahaan. 

Bentuk sistem akuntansi pengeluaran Kas

1. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek Sistem ini biasanya digunakan perusahaan untuk pengeluaran yang jumlah nominalnya besar. Dokumen yang digunakan

 a. Bukti Kas keluar Bukti kas keluar memuat sebuah perintah untuk melakukan pengeluaran kas kepada bagian kasa sesuai jumlah yang tertera dalam dokumen transaksi tersebut. Bukti kas keluar berfungsi sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada kreditor sebagai dokumen sumber untuk melaksanakan pencatatan yang berkaitan dengan berkurangnya utang.

 b. Cek Cek merupakan bukti transaksi yang memuat surat perintah kepada bank untuk melakukan pembayaran sesuai nominal dan ditujukan kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek tersebut. Terdapat dua pilihan untuk penggunaan cek sebagai pembayaran yaitu: 

1. Chek issuer membuat cek atas nama
2. Chek issuer membuat cek atas unjuk



 .

2. Catatan Akuntansi yang digunakan Dalam melakukan pencatatan akuntansi, buku-buku akuntansi tersebut memiliki fungsi dan kegunaannnya. Buku untuk mencatat sebuah transaksi dalam sistem akuntansi pengeluaran kas menggunakan cek sbb:

a. Jurnal pengeluaran kas Jurnal pengeluran kas memuat pencatatan pengeluaran didalam perusahaan sebagai pencatatan pengeluaran kas serta untuk pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali kas kecil 

b. Register cek Register cek digunakan untuk melakukan pencatatan cek perusahaan yang telah dikeluaran sebagai pembentukan seta pengisian kembali dana kas kecil. Dengan kata lain register cek merupakan satu buku yang digunakan untuk mencatat setiap pengaluaran cek dalam periode tertentu dengan mendebet ulang dari voucher yang sudah dibayarkan.

 c. Jurnal pengeluaran kas kecil Jurnal pengeluaran kas kecil merupakan jurnal khusus yang memuat pengeluaran dana kas kecil suatu perusahaan dan sebagai alat distribusi pendebetan yang timbul di akibatkan oleh pengeluaran dana kas kecil. Penggunaan jurnal ini dilakukan apabila menggunakan sistem saldo berfluktuasi. 

3. Prosedur Pengeluaran Kas dalam Perusahaan Prosedur pengeluaran kas sebaiknya sebaiknya dirancang dengan baik sehingga hanya pengeluaran yang telah disetujui dan sesuai untuk kegiatan perusahaan yang akan dicatat dalam pembukuan suatu perusahaan. Untuk menghasilkan sebuah sistem pengendalian yang baik maka prosedur pengeluaran kas harus memperhatikan hal-hal berikut: 

a. Semua pengeluaran harus menggunakan bukti berupa cek. Sedangkan pengeluaran dengan jumlah kecil dapat mengunakan dana kas kecil.

b. Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari yang berwenangterlebih dahulu.

c. Untuk pemisahan tugas yang berkaitan dengan hak yang menyetujui kas, penyimpanan kas dan pengeluaran beserta pencatatan kas maka dibentuk sesuai keahliannya. 

1. Sistem Voucher Sistem voucher menerupakan bahwa setiap pembelian barang dan jasa harus diselesaikan dengan pengeluaran uang beserta bukti intern berupa voucher. Bukti ini dibuat baik untuk pembelian tunai maupun pembelian kredit. Bukti yang diterima dari pihak luar misalnya faktur atau kuitansi dilampirkan dalam voucher sebagai bukti pendukung. Pada setiap pembelian barang maupun jasa, baik dengan sistem pembayaran tunai maupun kredit, hal pertama yang dicatat sebgai kredit merupakan akun utang voucher. Voucher pada hakikatnya merupakan bukti tentang persetujuan mengeluarkan uang maka didalmnya harus terdapat kolom yang menunjukkan adanya persetujuan tersebut. Ada 2 macam persetujuan yakni persetujuan terhadap pembelian barang dan jasa yang tercantum dalam voucher dan persetujuan atas pembayarannya. Untuk memastikanbahwa pengeluaran uang telah dicatat dengan benar, diperlukan persetujuan terhadap akun akun ysng di debet (pembebanannya). Petugas-petugas yang membuat voucher serta mencatat di buku voucher dan buku cek keluar juga harus mencantumkan paraf. Kolom diisi pada saat cek dikeluarkan. Kolom “utang voucher” diisi sebesar utang yang tercantum sebelumnya. Jumlah yang dibayar mungkin sama atau lebih kecil daripada jumlah voucher. Jika terdapat potongan pembelian atau pengurangan harga, jumlah Yng dibayar akan lebih kecil dibandingkan dengan utang voucher. Tanggal pembayarannya tidak harus sama dengan tanggal terjadinya transaksi.  

2. Buku Voucher Dalam sistem voucher, semua transaksi pembelian, baik tunai maupun kredit, dicatat erlebih dahulu sebagai utang voucher. Dalam bentuk ayat jurnal, akun yang dikredit untuk semua transaksi adalah sama, yaitu utang voucher. Akun yang di debet sebalknya, dapat terdiri dari berbagai macam. Kolom debet dalam buku voucher perlu menyediakan kolom-kolom untuk beberapa akun. Banyaknya kolom yang disediakan tergantung pada kebutuhan.

Dalam sistem voucher, semua transaksi pembelian baik tunai maupun kredit, dicatat terlebih dahulu sebagai utang voucher.

Dalam bentuk ayat jurnal, pencatatan transaksi tersebut sbb: 

Beban Pengiriman (debet)      XXXX
Utang Voucher (Kredit)          XXXX

Kolom “serba serbi” digunakan untuk mencatat akun-akun yang tidak disediakan kolom khusus. Kolom “Tanggal” diisi dengan tanggal terjadinya transaksi demikian juga kolom nomor “Nomor Voucher” kolom ini dicatat dengan nomor voucher yang bersangkutan. Kolom”kredit” dan “debet” diisi dengan jumlah yang didebet dikredit, dengan ketentuan bahwa jumlah yang didebet harus diletakkan dalam kolom yang tepat. Jika suatu transaksi mempengaruhi akun yang tidak disediakan kolom khusus dalam buku voucher, maka debet dari transaksi dicatat dalam kolom”serba-serbi”. Kolom pembayaran dari kolom “Tanggal” dan “cek nomor” diisi pada saat dilakukan pembayaran dan untuk itu dikeluarkan cek. Voucher-voucher yang kolom pembayaran belum diisi merupakan voucher yang belum dibayar.jumlah dari voucher-voucher tersebut menunjukkan utang voucher pada suatu saat tertentu. Setiap akhir bulan, jumlah debet dan jumlah kredit yang dicatat dalam buku voucher harus diperiksa kesamaannya. Kesamaan antara jumlah debet dan jumlah kredit menunjukkan bahwa pencatatan telah dilakukan dengan benar.

3 Arsip Voucher Belum Dibayar Setelah dicatat dalam buku voucher, tahap berikutnya adalah menyimpan voucher yang bersangkutan dalam “Arsip voucher yang belum dibayar”. Dalam arsip ini, voucher disimpan menurut tanggal pembayaran. Pada saat harus dibayar, voucher diambil dari arsip untuk dibuatkan cek. Jadi, jumlah dari voucher yang terdapat dalam”Arsip voucher belum dibayar” harus sama dalam buku yang kolom pembayarannya belum terisi. Jumlah ini merupakan utang voucher pada saat tertentu. 3. Buku Cek Keluar Seperti telah dijelaskan, pada saat harus dibayar,voucher dimbil dari arsip voucher belum dibayar untuk dibuatkan cek. Pada saat ini, kolom pembayaran dari buku voucher diisi dengan tanggal dan nomor cek yang dikeluarkan. Cek yang dikeluarkan perusahaan dicatat dalam buku cek keluar. Buku cek keluar mempunyai kolom-kolom: “Tanggal”,”Nomor cek”, dan “dibayarkan kepada”. Kolom-kolom ini diisi dengan data yang terdapat dlam cek yang bersangkutan. Data-data tersebut juga dapat diperoleh dari voucher, tanggal dn nomor cek yang dikeluarkan juga dicatat dalam buku voucher. Kolom ”Nomor Voucher” diisi dengan nomor voucher untuk cek yang dibuat. Buku cek keluar, pada hakikatnya, merupakan jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat semua pelunasan utang voucher yang dilakukan dengan mengeluarkan cek. 

4. Arsip Voucher Telah Dibayar Setelah dibayar, voucher dan dokumen-dokumen pendukungnya dicap “LUNAS”, kemudiandisimpan dalam arsip “Voucher Telah Dibayar”. Arsip ini dibuat terpisah dengan arsip “Voucher Telah Dibayar”. 

5. Kas Kecil Menurut Seomarso S.R dalam bukunya yang berjudul Akuntasi Suatu Pengantar adalah dalam praktik tidak semua pengeluaran uang dilakukan dengan cek. Pengeluaran yang berjumlah kecil, contohnya biaya ongkos taksi, membeli gula, teh atau nasi kotak, hal tersebut tidak dapat menggunakan cek karena tidak praktis dalam penggunaannya. Untuk mengatasi pengeluaran-pengeluaran semacam itu, perusahaan menyisihkan sejumlah uang tertentu yang disebut dana kas kecil,uang yang disisihkan untuk dana. 

 Selamat belajar.