ADMINISTRASI TRANSAKSI - KD 01 SOP ADM TRANSAKSI

 Pertemuan 1

Siswa Bisnis Daring dan Pemasaran kelas XI semester 1
Pada Mata Pelajaran Administrasi Transaksi sem 1 ini, Kalian mempelajari 5 kompetensi Dasar.
Adapun kompetensi dasar tersebut akan di sajikan dalam video berikut ini, silahkan disimak dan di catat sebagai  dasar untuk belajar pada pertemuan-pertemuan berikutnya.
Mata pelajaran Administrasi Transaksi ini, diberikan pada kelas XI dan XII BDP pada semester 3, 4 5 dan 6.

Sebagai pertemuan awal, silahkan disimak video berikut ini.

Pertemuan 2

KD 1. SOP ADMINISTRASI TRANSAKSI

3.1 Memahami SOP Administrasi Transaksi

Indikator:

               1.    Menjelaskan Pengertian SOP Perusahaan

               2.    Menjelaskan Manfaat SOP    didalam perusahaan

               3.    Memahami    standard prosedur operasional administrasi

               4.    Menjelaskan Berkas- berkas administrasi transaksi

Materi Pelajaran.

Peta konsep yang akan dipelajari sbb:

 

Prakata

Administrasi transaksi merupakan hal yang penting dalam kegiatan perusahaan karena perubahan mengenai keluar masuknya keuangan akan di tuliskan pada administrasi tersebut. Administrasi mengandung unsur; ada kegiatan; ada manusia yang bekerjasama; ada tujuan yang ingin dicapai. Untuk mewujudkan tujuan tersebut dibantu administrasi  melalui fungsi manajemen meliputi; perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan (Planning, organizing, actuating, controlling).

Transaksi merupakan aktifitas perusahaan yang berakibat pada perubahan posisi harta keuangan suatu perusahaan. Misal Pembelian, penjualan, pembayaran gaji, serta pengeluaran lainnya.Sedangkan unsur yang terlibat pada administrasi transaksi adalah Manusia, harta kekayaan dan metode.

1. Manusia berfungsi untuk melakukan pencatatan yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan.

2.    Harta kekayaan merupakan rincian keterangan mengenai asset/ harta perusahaan.

3.    Metode yaitu cara atau ketentuan yang digunakan untuk mencatat administrasi.

A.    Apakah SOP (standart Operating Procedure)

SOP merupakan aturan/ pedoman baku yang diterapkan suatu Perusahaan/Institusi untuk melaksanakan kegiatan. Sehingga dengan adanya SOP diharapkan kinerja akan lebih baik.

Administrasi berasal dari bahasa latin(Yunani) Ad artinya kepada, sedangkan ministrate artinya melayani, mengabdi.

Pengertian Administrasi

Dalam arti sempit, administrasi  adalah penyusunan keterangan-keterangan secara sistimatis dan pencatatan secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh keterangansecara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain.

Dalam arti Luas, Administrasi  berasal dari kata Administration.

Menurut Hendyat Soetopo dan Wasty Soemanto dalam buku Pengantar Operasional Administrasi Pendidikan, “ Segala pengaturan atau penataan seluruh sumber daya (manusia dan non manusia) dalam rangka kerjasama untuk mencapai tujuan bersama.

B.    Unsur- unsur Administrasi

Unsur yang terlibat didalam kegiatan administrasi sbb:

1.    Manusia (Man)

Manusia merupakan unsur terpenting dalam kegiatan yang dilakukan perusahaan misalnya Penjualan, pembelian, pengawasan, penggajian, promosi, administrasi dll. Kualitas manusia akan sangat menentukan keberhasilan kegiatan yang dilakukan. Kegiatan yang dilakukan manusia professional akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan yakni efektif dan efisien. Oleh karena itu perusahann harus selalu memelihara dan meningkatkan kompetensi manusia yang terlibat dalam kegiatan perusahaan karena hal itu merupakan asset perusahaan.

2.    Metode (Method)

Adalah cara untuk melaksankan hal yang telah dirancang dengan baik sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terwujud sesuai rencana awal. Metode yang digunakan dalam melaksankan administrasi penjualan harus berpedoman pada SOP administrasi transaski perusahaan yang bersangkutan.

3.    Harta kekayaan (Materiil)

Adalah hartakekayaan perusahaan yang digunakan untuk melakukan kegiatan perusahaan secara efektif dan efisien. Harta kekayaan itu dapat berupa uang, perlengkapan administrasi, peralatan dan tempat (Kantor).Selain untuk meilah antara perlengkapan dan peralatan kantor, unsur harta kekayaan tersebut dalam pengadministraisan berguna untuk mengetahui masa ekonomis suatu barang dsehingga dapat diketahui kapan harus melakukan pembaharuan.

Pertemuan ke -3

A.    Manfaat, Tujuan dan fungsi Administrasi

Administrasi merupakan salah satu bagian terpenting pada penyelenggaraan dan pengelolaan suatu usaha, apapun jenis usahanya dan seberapapun besar kecil bisnis yang dijalankan. Berikut ini adalah manfaat dari Administrasi untuk suatu kegiatan bisnis.

1)   Dapat mengetahui barang masuk dan keluar dan hasil pembelian maupun penjualan sehingga dapat diketahui resiko kehilangan barang.

2)    Perusahaan dapat melakukan service purna jual kepada konsumen jika konsumen memiliki bukti transaksi yang telah dilakukan.

3) Perusahaan dapat menghubungi seluruh rekanan bisnis baik itu konsumen, suplayer maupun pihak pemerintah.

4) Memudahkan akses informasi untuk pihak- pihak yang membutuhkan informasi tentang hasil pengadministrasian tersebut sepanjang tidak menyangkut rahasia perusahaan.

B.    Tujuan Administrasi

Administrasi diartikan sebagai penyusunan dan pencatatan data secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan tujuan memberikan suatu keterangan serta dapat memudahkan memperoleh kembali keterangan yang dibutuhkan perusahaan. Adapun tujuan administrasi adalah:

1) Membantu  menyusun program pengembangan usaha dan kegiatan perusahaan.

2)    Dapat mengamankan jalannya kegiatan usaha.

3)    Membantu memantau aktivitas administrasi perusahaan.

4)   Dapat digunakan untuk menilai dan mngevaluasi kinerja suatu organisasi/ perusahaan

C.    Fungsi Administrasi

Fungsi- fungsi administrasi sbb;

1)    Planning (perencanaan)

2)    Organizing ( Pengorganisasian)

3)    Coordinating ( Koordinasi/kerjasama)

4)    Reporting (Pelaporan)

5)    Budgeting ( Pegelolaan anggaran)

6)    Staffing ( Uraian tugas dari pegawai)

7)    Directing (pengarahan dan bimbingan)
 

Pertemuan 4

A.    Sistem penyelenggaraan Administrasi Transaksi/ keuangan

System atau cara yang digunakan perusahaan untuk mencatat administrasi transaksi/ administrasi barang pada suatu perusahaan sbb:

1.    Sistem pencatatan terus menerus (Perpetual)

    Pada sistem ini semua kekayaan milik perusahaan dicatat secara terus menerus atau kontinyu. Sistem/ metode ini mencatat terus setiap perubahan dalam akun persediaan. Salah satu kelebihan sistem pencatatan persdiaan metode ini perusahaan tidak perlu melakukan perhitungan fisik (stok opname ) pada stok sisa. Karena perusahaan dapat mengetahuistok yang sebenarnya di lapangan setiap saat berkat pencatatan yang dilakukan setiap waktu.

2.    Sistem pencatatan periodic (metode fisik)

   Pada sistem ini, pencatatan pembelian dan penjualan barang dagangan dilakukan secara terpisah. Mendebet akun pembelian dan mengkredit akun kas atau utang untuk mencatat pembelian barang dagangan. Nama lain dari metode ini adalah metode fisik karena mesti ada pengecekan fisik terhadap persediaanbarang dagangan di akhir periode (stock opname).

B.    Jenis-jenis Perusahaan menurut operasinya sbb:

1.    Perusahaan Jasa

   Perusahaan Jasa merupakan suatu perusahaan yang memproduksi barang yang tidak berwujud (jasa) dengan tujun untuk mendapatkan laba atau keuntungan atas jasa yang diberikan. Terdapat kelebihan maupun kekurangan dari produk berupa jasa yang dapat kalian sinergikan dengan mata pelajaran yang lain. Begitu pula contoh dari perusahaan jasa.

Misal: Loundry , Hotel Century dll

2.    Perusahaan Dagang (Goods)

  Perusahaan dagang merupakan perusahaan yang kegiatannya membeli barang untuk tujuan menjual kembali tanpa mengubah bentuk maupun sifat dari benda tersebut. Aktivitas perusahaan ini adalah menjual barang yang akan digunakan karena manfaat pakai dari benda tersebut. Barang yang menjadi obyek berupa barang konsumsi, produksi maupun bahan baku. Pada dasarnya perusahaan dagang adalah perusahaan yang bergerak pada bidang distribusi barang. Untuk perusahaan dagang, diklasifikasikan sbb:

a.    Pedagang besar

b.    Pedagang Menengah

c.    Pedagang kecil (retailer).

Contoh: Matahari Dept Store, Central Dept Store, Grosir Aloha dll

3.    Perusahaan Manufaktur

   Perusahaan Manufaktur merupakan perusahaan yang kegiatannya mengolah bahan mentah (bahan baku) menjadi barang jadi. Perusahaan Manufaktur yang berskala besar biasanya proses produksinya lebih banyak dan kompleks. Perusahaan Manufaktur dengan skala besar cenderung menggunakan sistem akuntansi persediaan perpetual. Sistem akuntansi tersebut difungsikan berdasarkan persediaan perpetual yang disebut dengan sistem akuntansi biaya, Dalam sistem Akuntansi baya dapat menghasilkan informasi mengenai harga pokok produksi per unti dan sistem ini lebih efektif dalam pengawasa di dalam perusahaan.

C.    Jenis Perusahaan menurut badan Hukumnya.

1.    Perusahaan Perseorangan

Adalah suatu usaha yang kepemilikannya dimiliki oleh satu orang saja. Tatacara pendiriannya lebih mudah skala lebih kecil dan sederhana. Contoh: Toko, WArung, Counter HP dll.

2.    Firma (Fa)

   Adalah persekutuan antara dua orang atau lebih untuk menjalankan usaha dengan satu nama bersama dengan tujuan membagi hasillaba yang diperoleh dari usaha persektuan tersebut. Firma berkongsi minimal 2 orang dan tidak ada pemisahan antara kekayaan perusahaan dan kekayaan pribadi. Jadi, jika jika persh tsb mengalami kebangkrutan maka kekayaaan pribadi ikut di pertangungjawabkan.

3.    CV (commanditaire vennootschap)

    Adalah badan usaha bisnis yang didirikan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersamadengan tingkat keterlibatan yang berbeda beda sesuai dengan kemampuan finansialnya. Terdiri atas anggota aktif yang mengelola perusahaan dan bertanggung jawab sampai pada harta pribadinya dan anggota Pasif yaitu investor yang menyertakan modal dan tidak terlibat mengelola perusahaan sehingga tangungjawabnya sebatas modal yang disertakan.

4.    Perseroan terbatas (PT)

    Adalah suatu badan usaha yang didirikan oleh dua orang atau lebih dengan sumber modal yang terdiri atas sero/saham-saham dari para investor. Kekayaan Perseroan terbatas ini terpisah dari kekayaan pribadi para investor/ pemilik perusahaan.

5.    Koperasi

  Koperasi merupakan badan usaha yang didirikan berdasarkan azas kekeluargaan dimana anggotaya terdiri atas perorangan maupun badan hokum. Tujuannya untuk kesejahteraan anggotanya. Modalnya berasal dari iuran para anggotanya berupa simpanan pokok, wajib dan sukarela. Keuntungan koperasi dibagi kepada para anggotanya berupa sisa hasil Usaha (SHU).

Pertemuan 5

D.   JENIS SOP ADMINISTRASI TRANSAKSI

1.    SOP Administrasi Transaksi untuk Pembelian Tunai

2.    SOP Administrasi Transaksi untuk Penjualan Tunai

3.    SOP Administrasi Transaksi untuk Penjualan Kredit

4.    SOP Administrasi Transaksi untuk Penerimaan kas

5.    SOP Administrasi Transaksi untuk Pengeluaran kas

  

Pertemuan 6

 Formulir/ berkas-berkas Administrasi Transaksi

Berkas Administrasi transaksi sesuai aktivitas transaksi sbb:

1.    Penjualan

   Transaksi penjualan dapat dibayar secara tunai maupun kredit atau sebagian tunai sebagian kredit. Bukti transaksi untuk pembayaran kredit berupa faktur jika penjualan secara tunai berupa bukti penerimaan kas penjualan. Untuk pembayaran penjualan dalam partai kecil biasanya secara tunai bukti transaksinya berupa nota kontan yang dibuat oleh kasir. Sedangkan penjualan berskala besar atau grosir biasanya pembayaran dilakukan secara kredit dan bukti transaksinya berupa faktur yang dibuat 2 rangkap, asli berwarna putih diberikan kepada pembeli dan salinannya untuk arsip pencatatan bukti transaksi penjualan kredit bagi perusahaan.

2.    Retur Penjualan

   Retur penjualan merupakan pengembalian barang atas penjualan barang yang terjadi sebelumnya. Retur penjualan terjadi apabila terdapat ketidaksesuaian barang yang dipesan dengan yang dikirimkan/ diinginkan pembeli misalnya cacat, atau rusak. Aktivitas itu akan mengurangi piutang/ tagihan pihak penjual. Bukti transaksinya berupa Nota kredit.

3.    Potongan Penjualan

  Potongan penjualan diberikan untuk memberikan tawaran atau strategi pemasaran dengan tujuan agar pembeli yang membeli barang secara kredit mau segera melunasi hutangnya sebelum jatuh tempo yang ditetapkan. Potongan penjualan akan mengurangi jumlah piutang yang diterima saat jatuh tempo. Bukti transaksinya berupa kwitansi atau bukti kas masuk. (ingat perjanjian transaksi dengan : 2/10; n/30)

4.    Biaya angkut Penjalan

   Biaya angkut penjualan merupakan biaya yang dikeluarkan untuk keperluan pengiriman barang tersebut hingga sampai di tangan konsumen. Biasanya sebelum melakukan pengiriman terdapat sebuah perjanjian antara penjual dan pembeli yang menentukan, siapa yang menanggung ongkos angkut barang.

5.    Pembelian

   Transaksi pembelian yaitu transaksi yang dilakukan seorang pembeli baik secara tunai, kredit maupun sebagian tunai/kredit. Bukti transaksi tunai berupa nota kontan, kredit buktinya berupa faktur.

6.    Biaya Angkut pembelian

   Biaya angkut pembelian ini terjadi pada kegiatan pembelian yang dilakukan pembeli. Biaya angkut ini sebagai hasil dari kesepakatan bahwa transaksi pembelian tersebut, siapa yang akan menanggung ongkos angkut barang sampai ke gudang pembeli. Misalkan pembeli berbelanja 2 buah mesin cuci di sebuah toko elektronik. Untuk sampai ke rumah/ toko konsumen, pihak toko elektronik menyediakan mobil pick-up untuk mengantar tetapi di tambah ongkos kiri mesin cuci tersebut.

7.    Retur Pembelian

   Retur pembelian terjadi karena transaksi pembelian barang, dimana barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan (rusak/ cacat). Dengan hal tersebut pembeli berhak mengembalikan barang yang rusak tersebut kepada penjual, dan penjual harus mengganti barang yang sesuai. Jika barang tidak tersedia, dan pembeli bertransaksi secara tunai, maka harus di ganti sejumlah harga barang. Jika secara kredit maka akan mengurangi hutang pembeli. Bukti transaksinya  adalah Nota Debet.

8.    Potongan Pembelian

   Potongan pembelian merupakan potongan yang diberikan kepada pembeli denga tujuan agar pembeli tergitu dengan potongan tersebut dan dapat melunasu hutangnya sebelum tanggal jatuh tempo.

9.    Persediaan barang Dagang

   Persediaan barang dagang adalah jumlah persediaan barang dagang yang ada pada akhir periode tertentu. Misalnya persedaan barang dagangan periode 1 Agustus 2020, yaitu nilai persediaan yang dihitung dengan melakukan perhitungan secara fisik atau stock opnameyang terdapat pada gudang/took. Dari transaksi tersebur persediaan di catata dalam akun persediaan barng dagang dengan bukti transaksi yang digunakan yaitu bukti memorial.

Jangan lupa tinggalkan komentar setelah belajar. Terimakasih.

Tugas pertemuan 8

 

IDENTIFIKASILAH JENIS BUKTI – BUKTI TRANSAKSI DAN FUNGSINYA

 

NAMA        :

KELAS       :

TANGGAL :

NO	JENIS DOK. TRANSAKSI	FUNGSI
1	Nota Kontan	Sebagai bukti transaksi untuk pembelian secara tunai/ CONTOH!
2
3
4
5
6
7
8

       Catatan: kerjakan  tugas seperti di atas, upload pada tautan yang telah                       di                 tentukan  sesuai dengan petunjuk tugas.