ALUR TRANSAKSI
KD 3.2 Menganalisis Alur transaksi
KD 4.2 Menentukan Alur Transaksi
Materi pelajaran
1. Alur transaksi Pembelian
2. Alur transaksi Penjualan
A. ALUR TRANSAKSI PEMBELIAN
Dalam setiap Perusahaan, baik perusahaan dagang maupun jasa didalam menjalankan aktivitasnya selalu memerlukan barang-barang yang pengadaannya harus di beli dari pihak lain. Seperti perlengkapan kantor, barang yang dibeli untuk dijual kembali atau barang dagangan, barang yang dibeli untuk di olah kembali atau disebut bahan baku. Pembelian barang dagangan dapatdibelu tunai maupun kredit. Pada perusahaan yang telah memiliki SOP (standart operating Procedure) tentunya telah ada pedoman alur pengadaan barang sehingga pada setiap kegiatan pengadaan barang, selalu mengikuti alur prosedur yang telah diatur sesuai SOP tersebut. Didalam alur tersebut menggunakan formulir yang setiap perusahaan tidaklah sama, namun secara umum, data dan pengisiannya relative sama.
Formulir-formulir yang diperlukan untuk pengadaan/pembelian barang sbb:
a. Surat Permintaan Pembelian
Surat permintaan pembelian diisi oleh bagian gudang atau bagian lain yang memerlukan barang (misalnya counter). Isi dari surat permintaan pembelian antara lain mencakup hal sbb:
1. Nama, jenis, tipe, kuatitas dan kualitas barang yang diminta bagian tersebut.
2. Jangka waktu maksimal pengiriman barang.
b. Surat Permintaan penawaran Harga
Pengisian formulir surat permintaan penawaran harga dilakukan oleh pihak bagian pembelian (pengadaan barang). Barang yang diminta biasanya merupakan barang yang belum tersedia pada pemasok atau suplayer yang telah ada. Surat permintaan penawaran harga ini berisikan mengenai hal-hal sbb:
1. Nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta bagian tersebut.
2. Jangka waktu maksimal pengiriman barang.
3. Informasi tentang syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang kepada calon suplayer.
c. Surat Pesanan/ Surat order Pembelian (Purchase Order/PO)
Formulir atau surat pesanan ini di isi oleh bagian pembelian/ pengadaan barang, berisi keterangn mengenai hal-hal sbb:
1. Nama dan alamat pemasok/suplayer
2. Nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas brang yang diminta oleh pembeli.
3. Jangka waktu penerimaan barang yang dipesan.
4. Cara pembayaran dan syarat penyerahan barang.
d. Laporan Penerimaan Barang
Laporan penerimaan barang merupakan formulir yang harus di isi oleh bagian penerima barang setelah barang tersebut diperiksa kesesuaiannya antara pesanan dan barang yang diterima. Laporan penerimaan barang memuat tentang data hasil pemeriksaan atas barang yang telah diterima dan dokumen-dokumen meliputi:
1. Tanggal penerimaan barang
2. Tanggal order pembelian/ pesanan
3. Nama, jenis, tipe, jumlah dan kualitas barang yang diterima pembeli/ bag pengadaan.
4. Keterangan hasil pemeriksaan barang, contohnya mengenai kesesuaian barang yang diterima dengan yang dipesan.
e. Bukti Pengeluaran Kas
Formulir ini di isi oleh bagian utang karena adanya pembelian barang secara kredit yang jatuh tempo pembayaran.
Adapun alur transaksi dapat digambarkan sbb:
1. Dalam alur proses pembelian dilakukan mulai dari permintaan pada bagian penjualan/produksi. Berikut cara menentukan barang yang akan dibeli:
a. Intuitif
Yaitu dengan cara memikirkan dan memprediksi barang/jasa yang akan dibutuhkan pelanggan berdasarkan pengalaman dan pengamatan.
b. Penelitian Pasar
Bagian pengadaan dapat melakukan penelitian tentang permintaan konsumen dengan cara terjun langsung ke lapangan untuk mengamati kebutuhan masyarakat secara langsung.
2. Melakukan survey pasar
Setelah dapat mengetahui barang yang akan dibeli, langkah berkutnya adalah kemana/ ke siapa akan melakukan pembelian. Maka langkah yang yang dilakukan adalah melakukan survey pasar dengan melihat penawaran barang/jasa yang dibutuhkan dan mencari dan memilih penawaran terbaik.
3. Menerima penawaran dari berbagai perusahaan
4. Melakukan perbandingan mengenai suplayer yang dapat memberikan keuntungan terbaik bagi perusahaan.
5. Menyiapkan daftar barang yang akan dibeli.
6. Mengirimkan surat pesanan kepada suplayer terbaik.
7. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dengan suplayer jika transaksi kredit agar terjadi kesepakatan.
8. Menerima barang.
9. Memeriksa kesesuaian barang yang telah dikirimkan.
10. Membayar jumlah transaksi.
B. ALUR TRANSAKSI PENJUALAN
Transaksi penjualan barang juga dapat dilakukan secara tunai/kredit. Berikut ini alur penjualan tunai maupun alur penjualan kredit.
Secara umum, kegiatan penjualan dilakukan pada suatu lokasi yang memiliki prospek atau masa depan yang baik bagi usaha penjualan. Langkah awal yang dilakukan seorang penjual untuk menentukan lokasi strategis sbb:
1. Melakukan survey pasar, artinya penjual melakukan survey lokasi dan calon konsumen yang memiliki prospek baik bagi penjualan, setelah penetapan strategi penjualan dn diperoleh konsumen, dimulailah aktivitas penjualan sbb:
a. Memperoleh permintaan dari konsumen/pelanggan secara lisan/ tulisan.
b. Negosiasi
c. Membuat dan menandatangai surat perjanjian.
d. Membuat faktur.
e. Memeriksa barang yang dijual
f. Menerima pembayaran.
g. Membuat bukti transaksi.
h. Mengirim barang yang dijual.
2. Alur transaksi penjualan Tunai (on cash)
Untuk perushaan yang menjual barang-barang secara eceran seperti took atau supermarket, penjualan barang tersebut seluruhnya dilakukan secara tunai dengan cara pembeli datang sendiri ketempat penjual atau took, kemudian barang tersebut diserahkan di tempat penjual dengan metode pembayaran tunai. Untuk memahami aktivitas penjualan secara tunai maupun kredit pada took atau supermarket berikut ini uraian alurnya.
1. Pengelolaan Order Penjualan dengan Tunai secara Eceran pada Toko atau Supermarket
Dalam aktivitas penjualan terdapat seseorang yang terlibat yaitu pada bagian order penjualan atau disebt dengan pramuniaga, bagian kassa/kasir, bagian gudang, bagian pembungkusan/packing dan bagian akuntasi. Dalam halini dokumen transaksi yang dibutuhkan dengan adanaya penjualan tunai eceran yaitu.
A) Faktur
B) Nota penjualan tunai
2. Pengelolaan Order Penjualan Tunai Pada Grosir.
Pengelolaan order penjualan yang ditemukan dalam praktik, diantaranya sebagai berikut.
A) Aktivitas penjualan tunai melibatkan bagian order penjualan, bagaian gudang, bagian pengiriman barang, bagian kassa, dan bagian akuntasi.
B) Formulir yang digunakan dalam order penjualan dapat diklasifikasikan beberapa yaitu faktur penjualan tunai, nota kontan, bukti penyerahan barang,danbuki penerimaan kas.
3. Alur Penjualan Kredit
Berikut merupakan alur penjualan kredit.
1) Proses penjualan dimulai dari permintaan pembeli.
2) Negosiasi
3) Menerima aplikasi kredit.
4) Lakukan survey terhadap calon pelanggan untuk mendapatkan kepastian atau kecakapan bahwa clon pelanggan dimasa mendatang dapat memenuhi kewajibannya.
5) Mendapatkan persetujuan kredit dari kepala bagian kredit dengan melampirkan bukti hasil survey.
6) Apabila telah disetujui, maka dilakukan proses penjualan kredit jika tidak, dikembalikan kepada calon pelanggan.
7) Membuat surat perjanjian penjualan kredit
8) Membuat bkti transaksi.
9) Menyerahkan barang.
Pada dasarnya prosedur yang dilalui oleh setiap transaksi didalam perusahaan hampir sama yang membedakannya ada jenis kegiatan didalamnya. Untuk alur transaksinya didalam perusahaan baik jasa maupun dagang hampir sama yang membedakaannya hanyalah pada produk yang dikerjakan, apabila di perusahaan jasa menjual jasa maka perusahaan dagang mejual produk tanpa mengubah bentuk aslinya. Berikut alur yang dipakai dalam perusahaan dalam melakukan penjualan barang ataupun jasa yaitu sebagai berikut.
1) Alur transaksi pembelian.
2) Alur transaksi penjualan tunai.
3) Alur transaksi penjualan kredit.
4) Alur penerimaan kas.
5) Alur pengeluaran uang kas.
Tugas: baca dan pahami materi diatas.
